Amigos, estamos en un taller de Gestión del tiempo y Productividad personal y hemos podido analizar con detenimiento que GTD nos puede ayudar a concentrarnos en las tareas que tenemos que hacer en cada momento y olvidarnos de lo demás, con la tranquilidad de que tu sistema nos las recordará cuando llegue el momento.
Allen (en su libro “organízate con eficacia”) sostiene que nuestro “sistema de recordatorios interno” (nuestra memoria), es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las “acciones próximas” almacenadas según el contexto en un “sistema confiable externo” actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. .
«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.» (David Allen)
Fases del sistema GTD
El sistema GTD divide tu gestión del tiempo en varías fases:
1. Recopilar:
El objetivo es “sacar” todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los “cubos” deberían vaciarse al menos una vez por semana.Depositar en “cubos” externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas y agendas como simples “cestas” o “cubos” de almacenamiento. Tecnológicamente, una opción como sistema de recopilación y sharing es evernote. Y además es gratis y sencillo.
2. Procesar
Cuando estés procesando tu “cubo”, deberías seguir estrictamente este orden:
- Empezar siempre por el principio
- No procesar más de un elemento a la vez.
- No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
- Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
- Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Regla de los dos minutos: “Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. “Dos minutos” es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.
- Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
- Posponlo.
- Si un elemento no requiere una acción,
- Archívalo como referencia.
- Deséchalo si no es procedente.
- Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
3. Organizar
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:
- Acciones próximas – Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa ‘Escribir un informe del proyecto’, la acción próxima puede ser “Escribir a Fred para reunirnos unos minutos” o ‘Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe’ o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: ‘en la oficina’, ‘por teléfono’, o ‘en la tienda’.
- Proyectos – toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop ‘bucle abierto’) en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
- En espera – cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
- Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.
Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina “paisaje yermo” (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista ‘Pendiente’ deberían reservarse para la lista de acciones próximas.
La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa.
4. Revisar
Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.
La disciplina y el nuevo hábito con GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.
5. Hacer
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.